Sådan stabler du et større arrangement på benene
Der er rigtig mange ting, man skal have i tankerne, når man skal stable et større arrangement, som for eksempel en konference, et awards show, en galla eller lignende på benene. Her har vi lavet en lille tjekliste med de vigtigste ting, der skal styr på, hvis hele arrangementet skal forløbe gnidningsfrit.
Hvis man skal holde et stort arrangement, så kræver det plads. Det er ikke noget, der lige kan holdes derhjemme eller på arbejdspladsen – der skal ordentlig med plads til. Heldigvis findes der mange slags konferencecentre og konferencelokaler, som man kan booke sig ind i. Du skal dog være opmærksom på at der er mange om buddet, så husk at booke lokalerne i god tid, inden arrangementet. Der findes nemlig intet værre end at være nødt til at afmelde et event bare fordi man ikke kunne finde et lokale i tide.
Uanset hvilket slags event, man holder, så vil der være en eller anden form for underholdning, der skal bookes. Det kan for eksempel være foredragsholdere til en konference, talere til awards show, måske komikere til en galla – det hele kommer an på, hvilket arrangement, der er tale om. Hvis du skal booke underholdning i form af bl.a. foredragsholdere, talere og komikere, så skal du også huske at være ude i god tid. Du vil helst ikke skulle ud og finde underholdning i sidste øjeblik, fordi så risikerer du at du slet ikke får fat i nogen – eller endnu værre, får fat i den/de forkerte.
Ved et stort arrangement skal der være i hvert fald én person, som er konstant igennem det hele. Det er personen, der skal præsentere de forskellige indslag og måske også lige underholde i de små pauser, imens de næste gør sig klar til at komme på. Kald det en vært, en konferencier eller måske en moderator, men det er en absolut nødvendighed ved store arrangementer. Med en vært i spidsen sikrer du dig at publikum altid er klar over, hvad der kommer til at ske og du sikrer også med en underholdende vært at publikum ikke keder sig imellem oplæg, foredrag eller anden underholdning.